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有些人总以为提早交货的不良影响不如延迟交货,实际上两者都会成为增加成本的原因。因此,交货期管理办法的重点是确保供应商既不延迟交货也不提早交货。企业在实施采购成本控制过程中,对供应商的交货期进行跟催时要注意以下事项。
(1)发出订单后,必须将图纸或规范交给供应商,假如图纸或规范不交给供应商,则无法让其制订生产计划。另外,交给对方的东西,对方若有质疑,应迅速查明并给予答复。
假如遇到采购方只提交制品或零件的机能或设计构想,而图纸或规范则约定由供应商制定的情况,应跟催让对方能在双方约好的时间提交,并在提交后迅速交给技术部门确认。
(2)安排支给品(客户免费提供给供应商的材料,用于客户自己产品的加工或包装)的必须在预定的日期交付对方。至于有需要模具、治工具的,要确定由采购方制造还是由供应商制造,并确定接治的日程,确认其性能或程度等是否符合最适经济成本。
(3)对于不易进货的材料,要与供应商协调好,如果采购方有货则要给予交付。同时,这一阶段也需要对供应商的生产负荷情况加以调查,看看其交货期是否过分集中,从而确认其能否如期交货。
序号 |
对象 |
具体事项 |
1 |
图纸、规范 |
(1)确认有无发出:已发出时应决定如何分发,进而予以追踪决定;未发出时应确认如何发出、如何分发,并调整货期 |
2 |
支给品 |
(1)掌握交付预定日 |
3 |
模具、治工具 |
(1) 自制或交由其他公司制造, 与请购部门协商 |
4 |
不易进货的材料 |
要与供应商周旋,手边有材料时要支给,并指定替代、 借用材料 |
5 |
掌握供应商的能力 |
(1)负责状况的调查(人力的) |
下订单阶段跟紧事项
生产阶段是指供应商已经处于着手生产的阶段,所以有必要追查其是否能顺利进行。此阶段最大的问题是:模具、治工具或设备、机器的故障及缺勤发生而使保有工数逐渐减少。假如订购商有余力,则可协助厂商进行生产,或将制作过程中成为瓶颈的部分取来自制。 又如,在发生火灾、风灾、水灾或倒闭的情况下,不得不改换其他公司来制造。除此之外,由于订购商的原因而要延迟货期或中止订货、取消订货,此种情况应妥善采取对策,避免与有关支付货款的法令规章有所抵触。
序号 |
对象 |
具体行动 |
1 |
模具、治工具或设备、机器的故障 |
与有关部门接洽并决定对策,进而调整货期 |
2 |
保有工数的递减 |
(1)由于伤病而发生缺勤,或由于和其他货品发生竞争,或与其他公司所订货的货品发生竞争时,要求时间外(加班)的开工速制;或与其他货品调配;或改换其他供应商;或改为自制 |
3 |
火灾、风灾、水灾 |
(1)视灾害的程度而决定,改由其他公司制造或者自我制造 |
4 |
倒闭 |
(1)改由其他公司制造 |
5 |
罢工 |
(1)调整货期后尚难解决时,改由其他公司制造或自我制造 |
6 |
由于订货者的原因而延迟货期 |
在不抵触有关的法令、规章下,调整货期,并在在制品的品质上采取保全对策 |
7 |
取消、中断 |
(1)对支给品的收回与收回不足部分,办理清理手续并予以追查 |
生产阶段的跟催要点
交货后的跟催是所订的货品已经交货之后要做的工作,采购员的任务要到交货后的货品经检查合格并运到现场后才算结束。如果合同中规定了延迟交付的违约赔偿金,供应商的交付绩效也会受到影响。在大宗货物的交易中,大部分采用租船运输,为了使租船合同与釆购合同相互衔接,在采购合同中也会规定滞期费和速遣费。在这一个阶段,或许会有货物数量过多或不足的情况出现,当然也难免会有不合格品的纳人,对于这些情况都要给予适当的处理。
序号 |
对象 |
具体说明 |
1 |
数量的过剩、不足与损失 |
(1)未收数量的追查:催促交货,确认货期;货期已过,已经不需要该货品时,办理取消手续 |
2 |
搬运 |
确认已收货品是否迅速通过检查,并搬运给所需部门 |
3 |
检查 |
确认已收货品是否能够在预定的检查期间内完成检查,并督促对紧急货品进行检查 |
4 |
不合格品的处置与对策 |
(1)确认不良的内容 |
5 |
合格品的搬运督促 |
到现场检查搬运进度 |
6 |
交货数与支给 |
未支给品与过剩支给品的追查 |